BAG: Per Post versandter Papierausdruck nicht zwingend
Arbeitgeber können ihren Beschäftigten die Entgeltabrechnungen nur in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereitstellen. Arbeitnehmer können dann nicht verlangen, dass sie ihre Entgeltabrechnung in Papierform weiterhin per Post erhalten, urteilte am Dienstag, 28.01.2025, das Bundesarbeitsgericht (BAG) (AZ: 9 AZR 48/24). Verfügen Beschäftigte über keinen privaten Computer oder ein anderes Endgerät, mit dem sie auf ihr elektronisches Mitarbeiterpostfach von zu Hause aus zugreifen können, könne der Arbeitgeber ihnen auch im Betrieb die Einsicht und den Ausdruck der Dokumente ermöglichen, erklärten die Erfurter Richter.
Die Klägerin ist als Verkäuferin bei einer Einzelhandelskette beschäftigt. Der Arbeitgeber hatte mit dem Konzernbetriebsrat vereinbart, dass Personaldokumente, insbesondere die Entgeltabrechnungen, nur noch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach zum Abruf bereitgestellt werden. Seit März 2022 gibt es die Entgeltabrechnungen nur noch als digitale Version. Die Klägerin klagte dagegen und verlangte, ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform zu erhalten.
Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen in Hannover gab der Klage noch statt. Die Entgeltabrechnungen seien mit dem Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt worden. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei nur zulässig, wenn der Empfänger dies zuvor für den Rechts- und Geschäftsverkehr so bestimmt habe. Daran fehle es hier.
Das BAG hat dem Arbeitgeber recht gegeben. Die Gewerbeordnung sehe für die Zahlung von Arbeitsentgelt „eine Abrechnung in Textform“ vor.
Diese Pflicht sei auch erfüllt, wenn der Arbeitgeber die Abrechnung als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereitstellt. Allerdings müsse der Arbeitgeber auch die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen, die keinen privaten Computer oder ein anderes Endgerät haben. Dem sei der Arbeitgeber hier nachgekommen, indem er vom Betrieb aus den Zugriff auf die digitalen Personaldokumente und deren Ausdruck ermöglicht.
Die obersten Arbeitsrichter verwiesen das Verfahren dennoch an das LAG zurück. Dieses muss noch einmal prüfen, ob der Konzernbetriebsrat für die Einführung des digitalen Mitarbeiterpostfachs und der elektronischen Entgeltabrechnung überhaupt zuständig war.
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