Arbeitgeber kann nicht mehr aufs Einwurfeinschreiben vertrauen

Jahrelang galt das Einwurf-Einschreiben als der pragmatische Mittelweg zwischen einfachem Brief und Botenzustellung: nicht ganz billig, aber vermeintlich beweissicher. Damit ist es vorbei. Am 10.07.2026 hat das Bundesarbeitsgericht die Gründe seines Urteils vom 07.05.2026 (AZ: 2 AZR 184/25) veröffentlicht – und sie fallen deutlicher aus, als die ersten Kommentare nach der Verhandlung vermuten ließen. Der Kern: Nach dem heute üblichen Zustellverfahren der Deutschen Post AG unterschreibt der Zusteller die Empfangsbestätigung, bevor er den Brief einwirft. Ein Beleg, der eine Zustellung bestätigt, die noch gar nicht stattgefunden hat, kann keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen.

Für die Praxis heißt das: Wer eine bEM-Einladung, eine Abmahnung oder eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben versendet, verlässt sich auf eine Beweiserleichterung, die es nicht mehr gibt.

Der Fall: fünf bEM-Einladungen – und die sechste kam nie an

Der Kläger arbeitete seit dem 01.05.2015 als Entsorger. In den drei Jahren vor der Kündigung war er jeweils mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig erkrankt – prognosegeeignet waren 40, 75 und 37 Arbeitstage.

Die Arbeitgeberin war nicht untätig: Im Januar 2020, im November 2020, im November 2021, im Juni 2022 und im August 2022 lud sie den Kläger zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) ein. Die Einladung vom August 2022 nahm er an, ein Gespräch fand statt. Auf eine weitere Einladung vom 12.04.2023 reagierte er nicht. Zwischen dem 03.05.2023 und dem 06.10.2023 fielen erneut 30,23 Arbeitstage aus.

Daraufhin lud die Arbeitgeberin mit Schreiben vom 11.10.2023 abermals zum bEM ein – diesmal per Einwurf-Einschreiben. Der Kläger meldete sich nicht. Nach Anhörung des Personalrats am 28.11.2023 kündigte sie das Arbeitsverhältnis am 15.12.2023 zum 30.06.2024.

Im Prozess bestritt der Kläger, die Einladung vom 11.10.2023 jemals erhalten zu haben. Hätte er sie bekommen, hätte er sie angenommen. Damit stand und fiel der Rechtsstreit mit einer einzigen Tatsachenfrage: Ist der Brief in seinen Briefkasten gelangt?

Die Arbeitgeberin legte Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs vor und benannte den Zusteller als Zeugen. Arbeitsgericht Hamburg (03.07.2024 – 13 Ca 225/23), Landesarbeitsgericht Hamburg (14.07.2025 – 4 SLa 26/24) und nun das BAG genügte das nicht.

Das „Scan-Verfahren“: Warum die Reihenfolge alles entscheidet

Hier liegt der eigentliche Wert der Entscheidung – und der Grund, warum sie mehr ist als eine bloße Bestätigung der Vorinstanz. Das BAG legt den heutigen Zustellablauf der Deutschen Post AG offen, wie ihn das LAG festgestellt hat – auf Grundlage des Vortrags der Arbeitgeberin selbst:

1. Der Zusteller dokumentiert die Auslieferung ausschließlich über seinen Handscanner.
2. Am Zustellort tritt er vor den Hausbriefkasten und vergewissert sich, dass der Name des Empfängers dort steht.
3. Er scannt die Einlieferungsnummer – also den Strichcode auf dem Aufkleber, den der Absender aufgebracht hat.
4. Die Nummer wird im Scannersystem hinterlegt.
5. Der Zusteller unterschreibt auf dem Eingabefeld des Scanners (der kleinen Glasscheibe).
6. Das Datum wird automatisch im System erfasst.
7. Er beendet den Systemvorgang.
8. Und wirft erst danach den Brief ein.
9. Die Daten wandern sofort in das Trackingsystem der Deutschen Post AG.

Über dem Unterschriftsfeld steht dabei eine vorformulierte Empfangsbestätigung, wonach der Zusteller die Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben bzw. das Einschreiben Einwurf „in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt“ habe.

Der Beleg ist – für einige Augenblicke – objektiv unwahr

Genau hier setzt das BAG an. Der Zusteller unterschreibt eine Erklärung in der Vergangenheitsform über einen Vorgang, der zu diesem Zeitpunkt noch bevorsteht. Der Auslieferungsbeleg entsteht im elektronischen System – auch bei völlig regelkonformem Verhalten des Zustellers – zu einem Moment, in dem noch kein Zugang stattgefunden hat.

Der Beleg bestätigt damit nicht, dass eingeworfen wurde, sondern allenfalls, dass ein Einwurf unmittelbar bevorsteht. Verfahren und Belegtext passen schlicht nicht zusammen. Das BAG nennt den Beleg deshalb – jedenfalls für einige Augenblicke – objektiv unwahr. Und damit entfällt der entscheidende Anknüpfungspunkt eines jeden Anscheinsbeweises: die wahrheitsgemäße Bestätigung einer bereits erfolgten Zustellung.

Pointiert formuliert: Die Deutsche Post dokumentiert nicht die Zustellung. Sie dokumentiert die Absicht, gleich zuzustellen.

Keine Förmelei

Man könnte einwenden: Was liegt schon zwischen Unterschrift und Einwurf – zwei Sekunden? Das BAG hält dem ausdrücklich entgegen, dass es sich nicht um eine bloße Förmelei handelt. Denn ist der Vorgang im Scanner einmal abgeschlossen, verlangt das Verfahren vom Zusteller keine besondere Aufmerksamkeit mehr. Es sei keineswegs ungewöhnlich, dass er nach der Unterschrift aufgehalten oder abgelenkt wird und es zu der bereits bestätigten Zustellung beim richtigen Empfänger gar nicht mehr kommt.

Der Restbeweiswert des Belegs schrumpft damit auf zwei bescheidene Aussagen zusammen:

• Der Zusteller hat sich vergewissert, vor dem Briefkasten des Adressaten zu stehen.
• Die Sendung ist bis dorthin nicht auf dem Transportweg verloren gegangen.

Ob der Brief anschließend im richtigen Briefkasten landete, ist damit nicht wahrscheinlicher als beim schlichten einfachen Brief – und für den gibt es bekanntlich keinen Anscheinsbeweis. Das Einwurf-Einschreiben nach dem Scan-Verfahren steht damit auf derselben Stufe wie ein Einwurf-Einschreiben, bei dem nur Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung vorliegen (dazu bereits BAG 30.01.2025 – 2 AZR 68/24).

Der Unterschied zum alten „Peel-off-Label-Verfahren“

Die günstige Rechtsprechung des BGH, auf die sich Arbeitgeber jahrelang beriefen (BGH 27.09.2016 – II ZR 299/15; 11.05.2023 – V ZR 203/22), betraf ein anderes Verfahren. Damals zog der Zusteller unmittelbar vor dem Einwurf ein Abziehetikett (Peel-off-Label) von der Sendung, klebte es auf einen vorbereiteten Auslieferungsbeleg – und bestätigte die Zustellung nach dem Einwurf mit Unterschrift und Datum.

Der Unterschied ist nicht technischer, sondern logischer Natur: Dort wurde bestätigt, was geschehen war. Heute wird bestätigt, was noch geschehen soll.

Bemerkenswert und für die weitere Entwicklung wichtig: Das BAG lässt ausdrücklich offen, ob es der BGH-Rechtsprechung zum Peel-off-Label-Verfahren überhaupt folgen würde. Es musste die Frage nicht entscheiden – denn dieses Verfahren gibt es in der Praxis nicht mehr. Eine Divergenz zum BGH, die den Gemeinsamen Senat der obersten Gerichtshöfe auf den Plan rufen könnte, hat der Zweite Senat damit elegant vermieden. Der Sache nach ist die Beweiserleichterung des Einwurf-Einschreibens für das Arbeitsrecht gleichwohl erledigt.

Ebenfalls offengelassen hat das BAG die vom LAG Hamburg zusätzlich angeführten Belegmängel: dass der Auslieferungsbeleg weder die Zustelladresse noch die Uhrzeit ausweist und offenlässt, ob übergeben oder eingeworfen wurde („bzw.“). Darauf kam es nicht mehr an. Wer also gehofft hatte, die Post könne das Problem durch einen besser gestalteten Beleg lösen, wird enttäuscht: Solange die Unterschrift vor dem Einwurf geleistet wird, hilft auch ein schönerer Beleg nicht.

Und der Zusteller als Zeuge? Fehlanzeige.

Die Arbeitgeberin hatte den Zusteller benannt; das LAG hat ihn vernommen. Das Ergebnis ist der zweite große Praxishinweis dieser Entscheidung – und für Arbeitgeber der unangenehmere:

• Der Zeuge hatte keine Erinnerung an die Zustellung vom 14.10.2023.
• Er konnte nicht bestätigen, dass die Unterschrift auf der Belegreproduktion von ihm stammt – und auch nicht, dass er üblicherweise so unterschreibt.
• Er konnte keinen festen Ablauf schildern, den er bei Einwurf-Einschreiben stets einhält.
• Auf die Frage des Arbeitgeberanwalts, wie er sicherstelle, den richtigen Briefkasten zu treffen, antwortete er sinngemäß: Er wisse es nicht.

Das BAG beanstandet die Würdigung des LAG, diese Aussage sei unergiebig, revisionsrechtlich nicht. Wer glaubt, den fehlenden Anscheinsbeweis durch den Zeugenbeweis auffangen zu können, sollte das im Kopf behalten: Ein Zusteller, der täglich Hunderte Sendungen bewegt, wird sich zwei Jahre später an nichts erinnern.

Der bEM-Teil des Urteils – keine Randnotiz

So spektakulär die Zugangsfrage ist: Das Urteil bestätigt und schärft zugleich die bEM-Linie des Zweiten Senats. Vier Punkte lohnen die Aufmerksamkeit:

1. Die Wiederholungspflicht ist ernst gemeint. Lehnt der Beschäftigte ein angebotenes bEM ab oder reagiert er nicht und ist er innerhalb eines Jahres erneut mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber die Initiative erneut ergreifen (grundlegend BAG 18.11.2021 – 2 AZR 138/21). Die frühere ablehnende Haltung kann sich gerade durch die neuen Fehlzeiten geändert haben.
2. Die Beweislast für den Zugang der Einladung liegt beim Arbeitgeber. Der Zugang der bEM-Einladung richtet sich nach § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB analog: Das Schreiben muss so in den Machtbereich des Empfängers gelangen, dass dieser unter normalen Verhältnissen davon Kenntnis nehmen kann. Der Briefkasten gehört dazu – aber eben nur, wenn der Brief auch tatsächlich darin liegt. Wer den Zugang nicht beweisen kann, hat seine Initiativlast nicht erfüllt. Die Folge ist dieselbe, als hätte er nie eingeladen.
3. Private Krankheitsursachen entbinden nicht vom bEM. Der Kläger hatte vorgerichtlich geäußert, die Ursachen lägen im privaten Bereich. Das BAG stellt klar: § 167 Abs. 2 SGB IX stellt allein auf den Umfang der Arbeitsunfähigkeit ab, nicht auf ihre Ursachen. Auch Erkrankungen mit unterschiedlichen Grundleiden können auf eine allgemeine Krankheitsanfälligkeit hindeuten. Und mögliche Ergebnisse eines bEM sind ausdrücklich auch Therapiemöglichkeiten, Leistungen der Gesundheitsprävention und der medizinischen Rehabilitation – nicht nur die Umgestaltung des Arbeitsplatzes.
4. Wer einmal mitgemacht hat, verschließt sich nicht generell. Dass der Kläger die Einladung vom August 2022 angenommen hatte, wertet das BAG ausdrücklich gegen die Arbeitgeberin: Es spricht gerade nicht dafür, dass er sich einem bEM grundsätzlich verweigert.

Unterm Strich blieb die Arbeitgeberin ihrer erweiterten Darlegungslast schuldig, dass ein bEM objektiv nutzlos gewesen wäre. Die Kündigung war deshalb unverhältnismäßig und sozial ungerechtfertigt (§ 1 Abs. 2 Satz 1 KSchG).

Was jetzt zu tun ist

Für Arbeitgeber und Personalabteilungen

• Zustellwege umstellen – sofort. Persönliche Übergabe gegen Empfangsbekenntnis, solange der Beschäftigte im Betrieb ist. Ansonsten: Botenzustellung.
• Bote richtig einsetzen. Der Bote muss den Inhalt des Schreibens kennen (also selbst kuvertieren oder es vorher lesen), Adresse, Datum, Uhrzeit und die Beschriftung des Briefkastens protokollieren, den Einwurf selbst vornehmen – und als Zeuge zur Verfügung stehen. Kein Organvertreter, keine Alleininhaberin. Ein Foto des Einwurfs schadet nie.
• Mehrgleisig fahren. Bote und Einwurf-Einschreiben und einfacher Brief kosten wenige Euro. Ein verlorener Kündigungsschutzprozess kostet Monatsgehälter.
• Für besonders kritische Erklärungen (§ 626 Abs. 2 BGB, Kündigung in der Wartezeit, Fristablauf) bleibt die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher (§ 132 BGB) der Goldstandard – langsam, aber sicher.
• Auslieferungsbeleg trotzdem anfordern, wenn das Einwurf-Einschreiben genutzt wurde: Die Post archiviert nur 15 Monate. Der Beleg begründet zwar keinen Anscheinsbeweis mehr, bleibt aber ein Indiz in der freien Beweiswürdigung – ein Baustein, kein Fundament.
• bEM-Einladungen gehören zu den beweiskritischen Schreiben. Wer sie nicht nachweisen kann, verliert später den Kündigungsschutzprozess – unabhängig davon, wie berechtigt die Kündigung inhaltlich gewesen wäre.

Für Beschäftigte, Betriebsräte und Personalräte

• Die Zugangsfrage ist ein Prüfpunkt erster Ordnung. In jedem Kündigungsschutzverfahren wegen krankheitsbedingter Fehlzeiten sollte geklärt werden, ob eine bEM-Einladung nachweisbar zugegangen ist. Ist sie es nicht, trifft den Arbeitgeber die volle erweiterte Darlegungslast.
• Aber Vorsicht: Wer einen Zugang wahrheitswidrig bestreitet, verstößt gegen die prozessuale Wahrheitspflicht (§ 138 Abs. 1 ZPO). Das ist kein taktisches Spielfeld.
• Die Medaille hat zwei Seiten. Auch Erklärungen der Beschäftigtenseite sind zugangsbedürftig: Eigenkündigung, Geltendmachung von Ansprüchen zur Wahrung tariflicher Ausschlussfristen, Widerspruch nach § 613a Abs. 6 BGB, Elternzeitverlangen. Und für Betriebs- und Personalräte gilt dasselbe bei fristgebundenen Stellungnahmen – etwa der Zustimmungsverweigerung nach § 99 Abs. 3 BetrVG oder dem Widerspruch nach § 102 Abs. 3 BetrVG. Wer sich dort auf das Einwurf-Einschreiben verlässt, trägt jetzt dasselbe Risiko. Besser: Übergabe im Betrieb gegen Empfangsbekenntnis.

Fazit

Das BAG hat dem Einwurf-Einschreiben nicht jeden Beweiswert abgesprochen. Es hat ihm die Beweiserleichterung genommen – und die war der einzige Grund, warum man es benutzt hat. Die Entscheidung ist dabei keine juristische Spitzfindigkeit, sondern die schlichte Konsequenz aus einem Verfahren, das die Deutsche Post AG selbst so konstruiert hat, dass die Bestätigung der Zustellung ihrer Durchführung vorausgeht.

Solange sich daran nichts ändert, gilt: Das Einwurf-Einschreiben beweist, dass der Zusteller vor dem Briefkasten stand. Nicht, dass der Brief hineingefallen ist.