Unternehmen und Behörden fällt es zunehmend schwer, Arbeitsplätze zu besetzen. Die Zahl der offenen Stellen in Deutschland ist wegen der Coronavirus-Pandemie im Frühjahr um fast eine halbe Million gesunken. Sie fiel zwischen April und Juni zum Vorjahresquartal um 496.000 oder knapp 36 Prozent auf 893.000, wie das Forschungsinstitut IAB der Bundesagentur für Arbeit kürzlich bekanntgab. Weil zugleich die Arbeitslosigkeit zunahmen, kam auf 3,1 Arbeitslose nur noch eine offene Stelle. Im Vorjahresquartal lag dieser Wert noch bei 1,6. Zu dieser äußerst problematischen Situation kommt noch hinzu, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen, die im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren zu beachten sind, in den letzten Monaten und Jahren komplizierter geworden sind.
Diese Artikelserie möchte daher Hilfestellung bieten und auf die wichtigsten „Stolperfallen“ eingehen:
Hier gelangen Sie zu Teil 1, Teil 2, Teil 3 und Teil 4.
7. Bewerbungsunterlagen
Aufgrund der Regelungen im BDSG haben Arbeitgeber mit den Unterlagen ihrer Bewerber sorgsam umzugehen und aufbewahren, schließlich handelt es sich hier um vertrauliche, persönliche Daten. Dies bedeutet unter anderem, dass der Bewerber ein Recht darauf hat, seine Bewerbungsunterlagen in einwandfreiem Zustand – ohne Ecken und Kaffeeflecken – zurückzubekommen. Der Arbeitgeber hat das Recht, die vom Bewerber erhaltenen Daten zu speichern und für seine Zwecke auszuwerten. Gleichzeitig muss er gewährleisten, dass keine unbefugten Dritten Zugang zu den Daten haben. Das bedeutet, dass die Bewerbungsunterlagen nicht offen herumliegen und nur diejenigen Einsicht nehmen dürfen, die unmittelbar mit dem Einstellungsprozess betraut sind. Alle Beteiligten haben Stillschweigen über die Bewerbungsunterlagen zu bewahren.
Ist eine Bewerbung erfolgreich, werden die Bewerbungsunterlagen Bestandteil der Personalakte, die der Arbeitgeber ebenfalls ordnungsgemäß zu verwahren hat. Bei einer erfolglosen Bewerbung können die Unterlagen bis zu sechs Monate nach Erteilung der Absage aufbewahrt werden. So wird verfahren, damit Arbeitgeber sich im Falle einer AGG-Entschädigungsklage auf die Unterlagen als Beweismittel berufen können. Wegen der oben genannten Fristen ist nach Ablauf von sechs Monaten nicht mehr mit einer Klage zu rechnen. Dann können die Bewerbungsunterlagen zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden.
Trotz einer Absage können die Bewerbungsunterlagen für das Unternehmen von Interesse sein: dann nämlich, wenn der Arbeitgeber eine Bewerberdatenbank führt und in Zukunft auf interessante Kandidaten zurückgreifen möchte. Allerdings muss der Arbeitgeber zur langfristigen Speicherung der Daten das ausdrückliche (schriftliche) Einverständnis des Bewerbers einholen.
Den letzten Teil der Serie finden Sie hier.
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